Trong quản trị doanh nghiệp, có rất nhiều mô hình, học thuyết hay công cụ được nghiên cứu và đưa ra để ứng dụng. Mục đích của chúng là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu, phát triển doanh nghiệp một cách bền vững. Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp, mỗi bên sẽ áp dụng một mô hình quản trị khác nhau. Hiện nay mô hình tiêu biểu được nhiều công ty công nghệ lớn như Google, Twitter, LinkedIn áp dụng chính là OKR. Vậy OKR là gì? Những doanh nghiệp nào có thể áp dụng được mô hình OKR? Hãy cùng tham khảo nội dung tổng hợp qua bài viết sau
OKR là gì?
OKR viết tắt của từ gì? OKR là viết tắt cho cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results (tạm dịch: Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, và hoạt động theo đúng như tên gọi của nó. Khi ứng dụng OKRs, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tính toán để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) trong thời hạn nhất định, thông thường sẽ tính theo quý. Ngoài ra, doanh nghiệp phải công khai minh bạch toàn bộ những mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn nội bộ công ty. OKR của FPT sử dụng lần đầu với mục đích thúc đẩy mỗi nhân viên FPT làm việc hăng say hơn, sáng tạo hơn để mang lại nhiều đổi mới. Hiện nay có rất nhiều cuốn sách về OKR với những thông tin về OKR cũng như mẫu OKR, phầm mềm OKR được sử dụng. Ngoài ra, cũng đã có ghi nhận rằng google áp dụng OKR trong doanh nghiệp của mình, có thể thấy chiến lược okr đã được áp dụng ở toàn thế giới.
Cấu trúc của OKR
Cấu trúc của mô hình này gắn liền với định nghĩa OKR là gì, nó được xây dựng xoay quanh hai yếu tố: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Result). Với mỗi yếu tố, sẽ có câu hỏi tương ứng
Mục tiêu: Nơi cần đến là gì?
Kết quả then chốt: Đi đến nơi đấy bằng cách nào?
Có thể hiểu, mục tiêu (Objective) sẽ được đặt ra cho từng phòng ban hoặc cá nhân. Còn kết quả then chốt (Key Result) sẽ là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hệ thống này sẽ được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban cho đến từng cá nhân. Từ đó tạo ra một mối liên kết giữa các tầng lớp trong tổ chức, chúng sẽ tác động lên nhau giúp mọi người có chung một chí hướng.
Nguyên lý hoạt động của OKR
Hiểu được OKR là gì, vậy OKR hoạt động như nào? OKR là một mô hình để quản lý mục tiêu doanh nghiệp, tuy nhiên OKR hoạt động có phần khác hơn vì dựa trên hệ thống niềm tin. Có bốn yếu tố nằm trong hệ thống niềm tin của OKR, cụ thể là:
Tính tham vọng: Khi đặt ra mục tiêu, nó cần phải cao hơn so với ngưỡng năng lực
Tính đo lường được: Các kết quả then chốt phải định lượng và đo lường được
Tính minh bạch: Tất cả thành viên nằm trong cơ cấu tổ chức công ty, từ CEO cho đến thực tập sinh đều được biết và theo dõi được OKR của doanh nghiệp
Tính hiệu suất: OKR không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
> Xem thêm: KPI là gì?
Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì
KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào chỉ số giúp dự án thành công.
OKR thì có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, OKR và KPI là hai yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
OKR có lợi ích gì?
Sau khi nắm được đặc điểm của OKR là gì, chúng ta cần tìm hiểu xem OKR sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nào?
Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ
OKR được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ cấp độ cá nhân cho đến các phòng ban đều sẽ có OKR. Từ đó giúp kết nối hiệu suất làm việc của tất cả với mục tiêu chung của công ty. Nhờ vậy ban lãnh đạo có thể đảm bảo được mọi người đang có chung một định hướng.
Tập trung vào những vấn đề thiết yếu
Với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp thì OKR sẽ đưa ra từ 3 – 5 mục tiêu chính, giúp toàn bộ nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ và kế hoạch của từng cá nhân và cả phòng ban.
Tăng tính minh bạch
Như đã đề cập ở trên, OKR đảm bảo rằng tất cả nhân viên không phân biệt vị trí, cấp bậc đều nắm rõ và theo dõi được OKR của cả doanh nghiệp. Mọi nhân viên đều nắm rõ được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân và cả phòng ban, từ đó xây dựng được văn hóa minh bạch cho toàn công ty.
Nhân viên được trao quyền
Khi mọi mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, giúp ban lãnh đạo nắm rõ được hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ được tạo cơ hội để theo dõi kết quả công việc của cá nhân và cả phòng ban, tổ chức.
Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu
Tiêu chí đầu tiên của kết quả then chốt chính là khả năng đo lường được. Vậy nên thông qua OKR, tiến độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, phòng ban hay toàn thể công ty sẽ được phản ánh chính xác, đầy đủ thông qua các chỉ số.
Tạo ra những kết quả vượt bậc
Khi ứng dụng OKRs, mục tiêu được đặt ra sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Nhờ vậy mà từng cá nhân, phòng ban có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc, góp phần cho toàn thể công ty đạt được những kết quả vượt bậc.
Cách xây dựng và triển khai, cách làm OKR
Nắm rõ được OKR là gì nên khi xây dựng một mô hình OKR, doanh nghiệp sẽ xây dựng riêng cho từng yếu tố để triển khai okr đạt hiệu quả tốt.
Đối với Mục tiêu (Objective)
Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng.
Đối với Kết quả then chốt (Key Result)
Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể. Ví dụ: Làm việc với 3 nhà phân phối (thay vì làm việc với bên phân phối chung chung)
Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần
Cách đánh giá OKR
OKR sẽ được đánh giá trên thang điểm 0,0 đến 1,0. Trong đó, 0 điểm tượng trưng cho không phần nào của mục tiêu được hoàn thành, mức 0,6 – 0,7 là đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, 1 là điểm cao nhất tức là đã hoàn thành mục tiêu. Thang điểm này sẽ được dùng để đo lường cho từng kết quả then chốt (Key Result), điểm trung bình của các kết quả then chốt sẽ là điểm đánh giá tổng thể của mục tiêu (Objective). Một ví dụ về đánh giá OKR của bộ phận Marketing:
Ngoài ra, cần lưu ý thêm những đặc điểm sau khi đánh giá OKR
Có hai loại kết quả then chốt
Mọi kết quả then chốt đều phải được định lượng để đo lường, tuy nhiên không phải hoạt động nào cũng có thể định lượng được ví dụ như: Triển khai website mới. Với những hoạt động như này, kết quả sẽ được quy ước về thang điểm nhị phân: 1 – Hoàn thành và 0 – Không hoàn thành. Còn lại với những hoạt động đo lường được (Làm việc với 3 nhà phân phối) thì sẽ tính theo tỷ lệ % hoàn thành. Ngoài ra, có hai mốc thang điểm mà các nhà quản trị cần lưu ý ở đây
0,6 – 0,7: Đây được xem là mức thành công, phản ánh rằng doanh nghiệp đang phát triển đúng hướng để hoàn thiện mục tiêu. Nếu điểm thấp hơn có nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động chưa tốt, còn nếu điểm cao hơn có nghĩa là hoạt động hoặc mục tiêu đặt ra dễ dàng chưa đủ thử thách, chứng tỏ OKR được thiết lập chưa đủ cao.
<0,4: Lưu ý rằng, nếu đạt dưới mốc này không có nghĩa là thất bại. Nguyên nhân có thể do OKR được thiết lập quá cao, hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả. Bất kể nguyên nhân là gì thì đây là một dữ liệu tốt, giúp cho nhà quản trị hiểu được tình hình hoạt động trong công ty. Từ đó có thể phân bậc nhân viên, thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban chính xác hơn, nhằm cải thiện công việc trong kỳ hạn tiếp theo.
OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc
OKR là gì? OKR có thể phản ánh được bức tranh công việc để đánh giá từng cá nhân hoặc cả tổ chức, tuy nhiên đây không phải phương thức tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Bởi lẽ mục tiêu OKR đặt ra sẽ luôn cao hơn ngưỡng năng lực, cho nên nếu đồng nhất nó với việc đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên sẽ đặt ra những mục tiêu đơn giản để hoàn thành và coi đó là thành công. Từ đó giảm bớt động lực làm việc của nhân viên, đi ngược lại lợi ích của mô hình OKR đã đề cập ở trên.
OKR không thể giữ nguyên mãi mãi
Bắt đầu mỗi kỳ hạn mới (thường là đầu mỗi quý), toàn bộ công ty nên họp lại để thảo luận tiến độ hoàn thành OKR, phân tích những điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho kỳ hạn tiếp theo. Khi rà soát lại toàn bộ quá trình, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của công ty, từ đó có những thay đổi phù hợp về mục tiêu hay kết quả then chốt để tối ưu hóa hiệu quả cho tương lai.
Các lỗi OKR thường gặp nhất
Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc
Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.
Đặt ra quá nhiều OKR
Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKR là gì và sử dụng OKR làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKR liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.
Không điều chỉnh OKR
OKR là một công cụ mà doanh nghiệp phài vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.
Tạo ra OKR và không tập trung vào nó
Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR
Kết Luận
Vậy là chúng ta đã hiểu thuật ngữ OKR là gì, OKR có những lợi ích gì. OKR (Objectives and Key Results) hay còn gọi là mô hình Mục tiêu và kết quả then chốt. Với những lợi ích của OKR, hiểu về OKR sẽ giúp các bạn thấy được đây là mô hình quản trị doanh nghiệp rất phổ biến, được rất nhiều công ty công nghệ hàng đầu thế giới hiện nay ứng dụng. Tuy vậy, mô hình OKR vẫn có thể sử dụng cho những startup còn non trẻ, bởi lẽ nó giúp họ xác định và tập trung chính xác cho mục tiêu cần thiết, loại bỏ được những uẩn khúc tồn động về tính chất công việc cho từng cá nhân.
