KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống KPI để đo lường các chỉ số quan trọng của Doanh nghiệp một cách hiệu quả đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm cũng như áp dụng chỉ số này.
Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong một vài năm trở lại đây, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu thực chất KPI là gì và đặc biệt là cách sử dụng KPI hiệu quả trong marketing, KPI marketing là gì?
KPI là gì
KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Vậy KPI viết tắt của chữ gì? KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.
Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.
2 loại KPI mà bạn nên biết
Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product) KPI cũng khác nhau. Xuống thấp hơn nữa là mỗi cá nhân, mỗi con người cũng đều có những KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.
KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.
KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào? để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó. Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó. Ví dụ: Traffic tăng lên —> Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (tiếp cận nhiều khách hàng hơn)—> Tăng khả năng chốt sales —> Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Chỉ số KPI quan trọng trong marketing tổng thể
Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính trên tổng số phản hồi của khách hàng trên tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…
Tỷ lệ khách hàng quay lại sau lần đầu mua hàng được tính bằng số khách hàng chỉ mua 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu. Tỷ lệ này có thể cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố như sản phẩm phù hợp, quảng cáo tốt hoặc chưa tốt, khách hàng thuộc hay không thuộc đối tượng mục tiêu,…
Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.
Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên KPI riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.
Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?
Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:
Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì?
Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.
Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…
Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh
Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
-
Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
-
Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
-
Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.
Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs
Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI.
S – Specific – Cụ thể
M – Measurable – Có thể thống kê được
A – Achievable – Có thể đạt được
R – Realistics – Khả thi
T – Time-bound – thời hạn chi tiết
SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.
> Xem thêm: Xây Dựng Mục Tiêu Marketing Theo Mô Hình SMART
Ưu điểm & nhược điểm chung của chỉ số KPI là gì?
Dưới đây sẽ là những ưa, nhược điểm của chỉ số KPI mà các tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.
Ưu điểm của KPI là gì?
-
Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.
-
Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.
-
KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.
-
Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.
Nhược điểm của KPI là gì?
-
Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.
-
Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.
> Đọc thêm: Sự khác biệt giữa OKR và KPI
Vì sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả?
Tại Việt Nam việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiểu tốt vẫn còn quá nặng về lý thuyết, để hiểu rõ hơn vì sao KPI lại kém hiểu quả ở Việt Nam, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu 1 số nguyên nhân cụ thể dưới đây:
Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu được về chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là 1 công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy mà việc áp dụng cũng như triển khai chưa khoa học, hiệu quả những đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số KPI.
Coi KPI như 1 thứ hệ thống giám sát bản thân: Với người lao động họ vẫn lầm hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc.
Hiện nay chỉ số KPIs được sử dụng nhiều nhất cho chiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.
