Sau khủng hoảng Covid-19 các doanh nghiệp bắt đầu nhận ra rằng số hóa dữ liệu là việc mà vô cùng cần thiết. Giải pháp này mang tới những tính năng tối ưu cho từng nhân viên và cả tổng thể công ty, doanh nghiệp.
Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi thông tin sang định dạng kỹ thuật số từ dạng vật lý hay analog. Số hóa dữ liệu là biện pháp tối ưu nhất hiện nay. Giúp giải quyết các vấn đề trong việc tìm kiếm, truy xuất, chia sẻ, lưu trữ thông tin. Đặc biệt khi thực hiện số hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được tối đa chi phí cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Bên cạnh đó còn có thể tái sử dụng. Hoặc chỉnh sửa linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Ưu điểm chuyển đổi tài liệu sang dạng kỹ thuật số
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng, doanh nghiệp hay công ty hiện nay.
-
Giảm không gian lưu trữ tài liệu trong các công ty, doanh nghiệp.
-
Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ qua thời gian.
-
Quản lý và lưu trữ tài liệu vĩnh viễn. Doanh nghiệp không cần lo lắng vấn đề mất tài liệu khi đổi địa điểm làm việc.
-
Giúp nhân viên, lãnh đạo giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.
-
Doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng.
-
Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
-
Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Góp phần xây dựng sự bền vững cho doanh nghiệp.
-
Chi phí vận hành và quản lý thấp hơn so với hình thức lưu trữ dữ liệu như trước đây nhưng đem lại cho doanh nghiệp hiệu quả cao hơn.
Những việc cần làm khi số hóa dữ liệu
Các doanh nghiệp đã đến lúc cần chuyển đổi hình thức lưu trữ tài liệu từ dạng giấy, văn bản sang dạng kỹ thuật số. Nhằm giảm tải không gian. Tiết kiệm tối đa chi phí bảo quản, lưu trữ. Khái niệm số hóa dữ liệu đang được biết đến nhiều hơn. Nhưng thực sự chưa nhiều người hiểu rõ vấn đề này. Các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể, hiệu quả chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu. Đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
-
Loại tài liệu mà doanh nghiệp muốn số hóa là gì? Trong đó có bao gồm số hóa hồ sơ hay không?
-
Thời gian để chuyển đổi tài liệu là trong bao lâu? Và thời gian lưu trữ mong muốn như thế nào?
-
Mục địch hướng tới của doanh nghiệp khi lựa chọn phương pháp này là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
-
Khối lượng tài liệu doanh nghiệp cần chuyển đổi là bao nhiêu?
-
Chất lượng tài liệu sau khi chuyển đổi? (độ phân giải, 1 mặt hay 2 mặt…)
-
Doanh nghiệp yêu cầu định dạng sau khi chuyển đổi là loại nào? (TIFF, JPEG, PDF…?)
-
Ngân sách chi trả cho công việc chuyển đổi là bao nhiêu?
Doanh nghiệp biết tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Để tiến tới mục tiêu không lưu trữ tài liệu giấy thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
Giải pháp Dịch vụ Marketing Thuê ngoài chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực Digital Marketing, Fuji Media đã tư vấn và triển khai giải pháp cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc, chúng tôi tự tin mang tới cho quý khách hàng những sản phẩm dịch vụ chất lượng nhất. Thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ:
———
CÔNG TY TNHH FUJI CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG – FUJI MEDIA
Địa chỉ: Số 16, ngõ 71 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, HN
Hotline: 0914.661.070
Email: ha.fujimedia@gmail.com
