OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu được sử dụng bởi rất nhiều công ty thành công trên thế giới, đặc biệt là các công ty ở thung lũng Silicon. Một trong những số đó là Google. Các bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì tại đây.
Các bước thiết lập mục tiêu thành công cùng với OKR
Để OKR áp dụng OKR hiệu quả vào công ty của bạn như nó từng làm với Google, bạn phải làm đúng cách. Không phải chỉ có một cách duy nhất để làm OKR. Trong bài này, bạn sẽ biết được các bước căn bản để thiết lập OKR và cách làm chúng.
Truyền thông về OKR
Điều đầu tiên bạn cần làm khi triển khai OKR là đảm bảo rằng mọi người đều hiểu OKR là gì và họ sẵn lòng sử dụng nó. Để làm được điều đó, bạn có thể tổ chức hội thảo (workshop) hoặc họp để giải thích nó cho toàn bộ công ty. Điều này là tiên quyết nếu bạn muốn toàn bộ thành viên đều gắn bó với quy trình này.
Chọn công cụ
Bạn cần chọn một công cụ để quản lý OKR. Nó có thể đơn giản là một bảng tính Excel/Google Sheet hoặc một phần mềm chuyên dụng trên thị trường. Một phần mềm chuyên dụng có thể giúp mọi người dễ dàng xem, theo dõi và quản lý OKR của họ. Nó cũng có thể giúp họ xem lại lịch sử thiết lập OKR trong quá khứ để có nhiều dữ liệu hơn cho những quyết định trong tương lai. Quan trọng hơn cả, một phần mềm chuyên dụng giúp cho việc giao tiếp dễ dàng hơn.
Cách tổ chức OKR
OKR phải được thiết lập trong một khoảng thời gian xác định. Thường thì mỗi quý. Nhưng bạn cũng có thể thử các khoảng thời gian khác và tìm xem cách nào phù hợp với công ty của bạn nhất.
Khi viết ra OKR của bạn, hãy luôn giữ hai câu hỏi sau trong đầu
-
Tôi phải đạt được điều gì? Câu trả lời này sẽ cho bạn mục tiêu (Objective).
-
Làm sao để đạt được nó? Các câu trả lời chính là kết quả then chốt (Key Results).
Mục tiêu của bạn cần tham vọng và rõ ràng. Kết quả then chốt chính là những điều cụ thể để biến mục tiêu thành hiện thực. Chúng phải đo lường được và giúp bạn hoàn thành mục tiêu.
Có một điều quan trọng là những người liên quan bắt buộc phải đồng ý với mục tiêu đó. Nhưng nó không phải là một mệnh lệnh từ trên xuống. Để đạt được sự cam kết cao từ nhân viên, hơn 60% mục tiêu phải nên được đề xuất từ dưới lên. Với mỗi khoảng thời gian, OKR phải được thiết lập cho từng cấp bậc trong tổ chức của bạn: cấp công ty, cấp đội ngũ (phòng ban) và cấp cá nhân.
Mỗi cấp bậc chỉ phải đề ra nhiều nhất 3 mục tiêu và tối đa 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu (nguyên tắc 1: 3). Đảm bảo số lượng mục tiêu và kết quả then chốt ít để giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất và không bị phân tâm.
Thiết lập OKR cho công ty
Những mục tiêu của công ty là điều đầu tiên bạn nên viết ra. Nó thường được viết ra bởi CEO hoặc những người lãnh đạo vì chính họ là người biết rõ cái gì quan trọng nhất cho cả công ty. Sau khi làm xong điều này, các cấp bậc khác có thể viết các mục tiêu của họ ra cho tương thích với mục tiêu của công ty và nghĩ xem làm sao để đóng góp cho mục tiêu đó. OKR cho công ty là một bức tranh tổng quát cho toàn bộ công ty.
Thiết lập OKR cho team
Mục tiêu cho team được thành lập dựa vào hai bước. Bước một, CEO hoặc lãnh đạo công ty ngồi chung với quản lý của mỗi team để viết ra bản nháp cho mục tiêu của team.
Tiếp đó, quản lý của team thảo luận và xem xét lại các mục tiêu đó với toàn bộ các thành viên trong team. Điều này sẽ khiến cho các thành viên của team đều tham gia vào quá trình này và biết rõ team cần làm gì. OKR của team nên ghi rõ những điều mà team ưu tiên làm, chứ không phải chỉ tổng hợp các OKR của các cá nhân trong team.
Thiết lập OKR cho cá nhân
OKR cá nhân định nghĩa điều mà mỗi thành viên cần đạt được. Với mỗi khoảng thời gian nhất định trong OKR, anh ấy có thể thấy được anh ấy đã đạt bao nhiêu % so với mục tiêu. Để định nghĩa mục tiêu cá nhân, mỗi thành viên cần ngồi với quản lý của mình để xác định rõ công ty đang mong đợi điều gì từ anh ấy. Đó là một buổi thương lượng với quản lý và cả hai phải đồng ý với danh sách các mục tiêu cho cá nhân nhân viên.
Chỉnh sửa và cải tiến toàn bộ OKR
Phần cuối cùng trong việc thiết lập OKR là bước review (xem xét lại). Khi những mục tiêu cá nhân đã chốt, bạn có thể cải tiến những mục tiêu cho team dựa trên mục tiêu của các thành viên trong team. Những mục tiêu cho công ty có thể được điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu của các team. Điều này cực kỳ quan trọng trong quy trình làm OKR. Vì mỗi người đều tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu cho tất cả các cấp bậc, họ sẽ gắn kết với nó.
Đánh giá OKR
Cuối mỗi khoảng thời gian thực thi OKR, bạn phải đánh giá OKR để đo mức độ hoàn thành của mình. Mức độ thành công có thể được đánh giá đâu đó tầm 60 đến 70% hoàn thành mục tiêu. Nếu bạn đạt được thấp hơn, đó không hẳn là thất bại, có thể mục tiêu của bạn đặt ra ban đầu quá cao. Cũng vậy, nếu bạn đạt được 100% mục tiêu thì chúng không đủ thách thức. Mỗi cấp bậc phải cho biết mức độ hoàn thành mục tiêu của họ. Việc học hỏi từ dữ liệu OKR trong quá khứ rất quan trọng cho việc cải tiến OKR trong tương lai.
Nếu một mục tiêu không đạt được, bạn có thể tiếp tục làm nó cho chu kỳ kế tiếp, nếu nó còn phù hợp. Đừng quên ăn mừng những chiến thắng của bạn, dù lớn hay nhỏ. Điều này sẽ khích lệ nhân viên đạt được những thành tích tiếp theo.
Tổng kết cần ghi nhớ
-
Không bắt buộc mọi người đặt OKR cho họ, và cũng không áp đặt mục tiêu của họ. Hãy để họ tự nguyện.
-
Hãy đặt mục tiêu dưới lên, không phải trên xuống. Không đặt quá nhiều mục tiêu và quá nhiều kết quả then chốt.
-
Các kết quả then chốt phải đo đếm được.
-
Mục tiêu phải xác định được thời gian.
-
Không lấy các task (công việc hàng ngày) làm kết quả then chốt.
-
Không dùng OKR cho việc đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, hay tính toán lương thưởng.
-
Hãy tìm phương pháp phù hợp nhất cho team của bạn.
-
Quan trọng nhất là, đừng đặt ra OKR xong rồi để đó, hoặc quên mất nó.
Giờ thì bạn đã biết các bước để triển khai OKR cho công ty. Bạn cần tìm phương pháp để thực thi nó phù hợp nhất cho team của bạn. Như thế nó mới hoạt động hiệu quả trong công ty của bạn được.
